TripTrack
← Nazaj na domačo stran

Politika zasebnosti – TripTrack d.o.o.

Datum veljavnosti: 01.01.2026

TripTrack d.o.o. spoštuje vašo zasebnost in se zavezuje k varovanju osebnih podatkov v skladu z Uredbo EU o splošni varstvu podatkov (GDPR). Ta politika zasebnosti pojasnjuje, kako se podatki obdelujejo pri uporabi spletne aplikacije TripTrack in mobilnih aplikacij (Android in iOS).

1. Kdo smo

Podjetje: TripTrack d.o.o.

Registrirano v: Sloveniji

E-pošta: [email protected]

Vloga po GDPR: Obdelovalec podatkov

TripTrack zagotavlja platformo za upravljanje kilometrine in stroškov poslovnim strankam.

2. Vloge in odgovornosti

Naše stranke (podjetja) so Upravljavci podatkov – same odločajo, kateri podatki se zbirajo in kako se uporabljajo.

TripTrack d.o.o. deluje izključno kot Obdelovalec podatkov – podatke obdelujemo le za zagotavljanje in delovanje storitve ter strogo v skladu z navodili stranke.

3. Kateri podatki se obdelujejo

Naša storitev strankam omogoča shranjevanje in upravljanje podatkov o kilometrini in stroških, vključno z:

Spletna aplikacija

  • Podatki o zaposlenih: ime, informacije v zvezi z zaposlitvijo, podatki o računu
  • Podatki o vozilih: registrska številka, VIN, model vozila, ime dodeljenega voznika
  • Operativni podatki: dnevnik poti, stroški, računi, evidence kilometrine, status odobritve, sistemski/podatki o računu

Mobilne aplikacije (Android in iOS)

  • Identifikatorji vozil: registrske številke, kjer je to primerno
  • Operativni podatki: posodobitve poti, vnosi stroškov in skenirani računi
  • Podatki o lokaciji: lokacija naprave le, ko voznik začne pot, tapne Dodaj postanek na kontrolni točki ali konča pot — za preverjanje lokacij postankov in izračun kilometrine. Lokacija se ne dostopa neprekinjeno ali v ozadju.

Pomembno: Mobilne aplikacije ne prikazujejo ali ne zbirajo občutljivih osebnih identifikatorjev, razen tistih, ki so potrebni za beleženje poti.

4. Namen obdelave

Podatke obdelujemo le za delovanje in podporo procesov kilometrine in stroškov naših strank, vključno z:

  • Beleženje poti in izračun kilometrine
  • Zajem stroškov in računov
  • Preverjanje lokacije ob začetku poti, postankih in koncu (mobilne aplikacije)
  • Povračilo kilometrine, odobritve in poročanje

Ne:

  • Uporabljamo podatkov za analitiko
  • Uporabljamo podatkov za trženje
  • Prodajamo ali delimo podatkov
  • Profiliramo uporabnikov
  • Obdelujemo podatkov za kakršen koli namen zunaj storitve

5. Pravna podlaga

Stranke so odgovorne za zagotavljanje veljavne pravne podlage (npr. soglasje, legitimni interes ali zakonska obveznost) za zbiranje in nalaganje osebnih podatkov.

TripTrack podatke obdeluje izključno v imenu strank na podlagi pogodbenih obveznosti.

6. Občutljivi / posebni kategoriji podatkov

Nekateri podatki v zvezi z zaposlitvijo, ki jih naložijo stranke, lahko po GDPR spadajo med posebne kategorije podatkov:

TripTrack ne ocenjuje ali razvršča občutljivosti podatkov samostojno.

Stranke so izključno odgovorne za zakonito obdelavo in skladnost.

Take podatke obdelujemo le za zagotavljanje storitve.

7. Shranjevanje in varnost podatkov

Vsi podatki se shranjujejo in obdelujejo v Evropski uniji (Nemčija).

Uporabljeni ponudniki infrastrukture:

  • Hetzner Online GmbH – strežniki
  • DigitalOcean, LLC – gostovanje baz podatkov
  • Wasabi Technologies, Inc. – shranjevanje podatkov

Varnostni ukrepi

  • Šifriranje med prenosom in v mirovanju
  • Nadzor dostopa na podlagi vlog
  • Varnostne varnostne kopije
  • Omejen notranji dostop

8. Deljenje podatkov

Podatkov ne delimo s tretjimi osebami, razen zaupanja vrednih ponudnikov infrastrukture, ki so potrebni za delovanje storitve.

Vsi podobdelovalci so pogodbeno zavezani k obveznostim varstva podatkov v skladu z GDPR.

9. Hramba in izbris podatkov

Podatki se hranijo za trajanje naročnine stranke.

Ob prenehanju ali pisni zahtevi bodo podatki stranke vrnjeni ali izbrisani v 30 dneh, razen če zakon ne določa drugače.

TripTrack ni odgovoren za izgubo podatkov, ki jo povzročijo dejanja strank ali okvare infrastrukture tretjih oseb.

10. Pravice posameznikov

Ker je TripTrack Obdelovalec podatkov, je treba vse pravice po GDPR (dostop, popravek, izbris, omejitev, prenosljivost) uveljavljati prek stranke, ki je Upravljavec podatkov.

Če ste zaposleni ali voznik, se glede svojih podatkov obrnite neposredno na delodajalca.

11. Uporaba podatkov v mobilnih aplikacijah (Android in iOS)

Mobilne aplikacije TripTrack uporabljajo vozniki in zaposleni za:

  • Začetek in beleženje poslovnih poti s sledenjem postankov
  • Zajem stroškov in skeniranje računov na kraju samem
  • Pošiljanje poti v odobritev in povračilo

Podatki, zbrani v mobilnih aplikacijah:

  • Identifikatorji vozil, kjer je to primerno (registrske številke)
  • Operativni podatki za obdelavo poti in stroškov
  • Podatki o lokaciji – uporabljajo se le, ko voznik začne pot, tapne Dodaj postanek ali konča pot, za preverjanje lokacij postankov in izračun kilometrine. Lokacija se ne dostopa neprekinjeno ali v ozadju.

Ključne točke:

  • Mobilne aplikacije zbirajo le podatke, potrebne za beleženje poti in zajem stroškov.
  • Podatki se obdelujejo le za funkcionalnost kilometrine in stroškov ter se ne uporabljajo za trženje, analitiko ali oglaševanje.

12. Mednarodni prenosi podatkov

Podatki strank se obdelujejo v EU. Vsak prenos zunaj EU je zaščiten z varovalnimi ukrepi, ki jih odobri GDPR.

13. Spremembe te politike

To politiko zasebnosti občasno posodabljamo. Najnovejša različica bo vedno na voljo na naši spletni strani z posodobljenim datumom veljavnosti.

14. Kontakt

Za vprašanja o zasebnosti ali varstvu podatkov se obrnite na:

TripTrack d.o.o.

E-pošta: [email protected]