Datenschutzerklärung – TripTrack d.o.o.
Gültig ab: 01.01.2026
TripTrack d.o.o. respektiert Ihre Privatsphäre und verpflichtet sich zum Schutz personenbezogener Daten gemäß der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie Daten bei der Nutzung der TripTrack-Webanwendung und der mobilen Anwendungen (Android & iOS) verarbeitet werden.
1. Wer wir sind
Unternehmen: TripTrack d.o.o.
Registriert in: Slowenien
E-Mail: [email protected]
Rolle nach DSGVO: Auftragsverarbeiter
TripTrack bietet eine Plattform für Kilometer- und Spesenverwaltung für Geschäftskunden.
2. Rollen und Verantwortlichkeiten
Unsere Kunden (Unternehmen) sind die Verantwortlichen – sie entscheiden, welche Daten erhoben werden und wie sie genutzt werden.
TripTrack d.o.o. handelt ausschließlich als Auftragsverarbeiter – wir verarbeiten Daten nur zur Bereitstellung und zum Betrieb des Dienstes und strikt gemäß den Anweisungen des Kunden.
3. Welche Daten verarbeitet werden
Unser Dienst ermöglicht es Kunden, kilometer- und spesenbezogene Daten zu speichern und zu verwalten, einschließlich:
Webanwendung
- Mitarbeiterdaten: Name, beschäftigungsbezogene Informationen, Kontodaten
- Fahrzeugdaten: Kennzeichen, FIN, Fahrzeugmodell, Name des zugewiesenen Fahrers
- Betriebsdaten: Fahrtenprotokolle, Spesen, Belege, Kilometeraufzeichnungen, Genehmigungsstatus, System-/Kontoinformationen
Mobile Anwendungen (Android & iOS)
- Fahrzeugkennungen: Kennzeichen, sofern zutreffend
- Betriebsdaten: Fahrtenaktualisierungen, Speseneinträge und gescannte Belege
- Standortdaten: Gerätestandort nur, wenn der Fahrer eine Fahrt startet, an einem Kontrollpunkt auf Halt hinzufügen tippt oder die Fahrt beendet — zur Überprüfung der Haltestellen und Berechnung der Kilometer. Der Standort wird nicht fortlaufend oder im Hintergrund abgerufen.
Wichtig: Die mobilen Apps erfassen oder zeigen keine sensiblen persönlichen Identifikatoren über das für die Fahrtenprotokollierung Erforderliche hinaus.
4. Zweck der Verarbeitung
Wir verarbeiten Daten nur zum Betrieb und zur Unterstützung der Kilometer- und Spesenprozesse unserer Kunden, einschließlich:
- Fahrtenprotokollierung und Kilometerberechnung
- Erfassung von Spesen und Belegen
- Standortüberprüfung beim Fahrtstart, an Haltestellen und beim Fahrtende (mobile Apps)
- Kilometererstattung, Genehmigungen und Berichterstattung
Wir tun Folgendes nicht:
- Daten für Analysen verwenden
- Daten für Marketing verwenden
- Daten verkaufen oder teilen
- Nutzer profilieren
- Daten für Zwecke außerhalb des Dienstes verarbeiten
5. Rechtsgrundlage
Kunden sind dafür verantwortlich, eine gültige Rechtsgrundlage (z. B. Einwilligung, berechtigtes Interesse oder gesetzliche Verpflichtung) für die Erhebung und den Upload personenbezogener Daten sicherzustellen.
TripTrack verarbeitet Daten ausschließlich im Auftrag der Kunden aufgrund vertraglicher Verpflichtung.
6. Sensible / besondere Kategorien personenbezogener Daten
Einige beschäftigungsbezogene Daten, die von Kunden hochgeladen werden, können nach DSGVO besondere Kategorien personenbezogener Daten darstellen:
TripTrack bewertet oder klassifiziert die Sensibilität von Daten nicht eigenständig.
Kunden sind allein für die rechtmäßige Verarbeitung und Compliance verantwortlich.
Wir verarbeiten solche Daten nur zur Bereitstellung des Dienstes.
7. Datenspeicherung und Sicherheit
Alle Daten werden innerhalb der Europäischen Union (Deutschland) gespeichert und verarbeitet.
Verwendete Infrastrukturanbieter:
- Hetzner Online GmbH – Server
- DigitalOcean, LLC – Datenbankhosting
- Wasabi Technologies, Inc. – Datenspeicherung
Sicherheitsmaßnahmen
- Verschlüsselung bei Übertragung und im Ruhezustand
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle
- Sichere Backups
- Eingeschränkter interner Zugriff
8. Datenweitergabe
Wir geben Daten nicht an Dritte weiter, außer an vertrauenswürdige Infrastrukturanbieter, die für den Betrieb des Dienstes erforderlich sind.
Alle Unterauftragsverarbeiter sind vertraglich an DSGVO-konforme Datenschutzpflichten gebunden.
9. Datenspeicherung und Löschung
Daten werden für die Dauer des Kundenabonnements aufbewahrt.
Bei Kündigung oder schriftlicher Anfrage werden Kundendaten innerhalb von 30 Tagen zurückgegeben oder gelöscht, sofern gesetzlich nichts anderes vorgeschrieben ist.
TripTrack haftet nicht für Datenverluste, die durch Handlungen des Kunden oder Ausfälle der Infrastruktur Dritter verursacht werden.
10. Rechte betroffener Personen
Da TripTrack ein Auftragsverarbeiter ist, müssen alle DSGVO-Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Übertragbarkeit) über den Kunden als Verantwortlichen ausgeübt werden.
Wenn Sie Mitarbeiter oder Fahrer sind, wenden Sie sich bezüglich Ihrer Daten bitte direkt an Ihren Arbeitgeber.
11. Datennutzung in mobilen Anwendungen (Android & iOS)
Die TripTrack-Mobilanwendungen werden von Fahrern und Mitarbeitern genutzt, um:
- Geschäftsfahrten mit Haltestellenverfolgung zu starten und zu protokollieren
- Spesen zu erfassen und Belege vor Ort zu scannen
- Fahrten zur Genehmigung und Erstattung einzureichen
In mobilen Apps erfasste Daten:
- Fahrzeugkennungen, sofern zutreffend (Kennzeichen)
- Betriebsdaten für Fahrten- und Spesenverarbeitung
- Standortdaten – nur verwendet, wenn der Fahrer eine Fahrt startet, auf Halt hinzufügen tippt oder die Fahrt beendet, zur Überprüfung der Haltestellen und Berechnung der Kilometer. Der Standort wird nicht fortlaufend oder im Hintergrund abgerufen.
Wichtige Punkte:
- Mobile Apps erfassen nur die für Fahrtenprotokollierung und Spesenerfassung erforderlichen Daten.
- Daten werden nur für Kilometer- und Spesenfunktionen verarbeitet und nicht für Marketing, Analysen oder Werbung verwendet.
12. Internationale Datenübermittlungen
Kundendaten werden innerhalb der EU verarbeitet. Jede Übermittlung außerhalb der EU ist durch DSGVO-genehmigte Schutzmaßnahmen abgesichert.
13. Änderungen dieser Richtlinie
Wir können diese Datenschutzerklärung gelegentlich aktualisieren. Die neueste Version ist stets auf unserer Website mit dem aktualisierten Gültigkeitsdatum verfügbar.
14. Kontakt
Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich an:
TripTrack d.o.o.
E-Mail: [email protected]